오피스 자동화 개편 전, 기업은 무엇을 준비해야 할까

많은 기업이 오피스 자동화 개편 프로젝트를 시작할 때 "어떤 시스템을 선택할지, 어떤 도구를 쓸지"에만 온통 신경을 쓰다가, 시스템이 실제로 자리 잡기 전에 필요한 몇 가지 기초 준비 작업을 간과합니다. 그 결과 도입 후 이용률이 낮고 효과도 뚜렷하지 않은 채 프로젝트가 흐지부지되는 경우가 많습니다. 핵심적인 준비 작업은 몇 가지 측면으로 나눌 수 있습니다. 첫째는 기존 데이터를 명확히 정리하는 것입니다. 많은 기업에서 계약서, 결재 기록, 고객 정보가 각 직원의 컴퓨터, 메신저 대화 기록, 종이 문서에 흩어져 있고 형식도 제각각입니다. 새 시스템에 이관하기 전에 한 차례 정리와 표준화 작업을 거쳐야 하며, 그렇지 않으면 아무리 좋은 자동화 도구라도 뒤죽박죽인 원본 데이터를 제대로 처리할 수 없습니다. 둘째는 기존 프로세스와 문제점을 파악하는 것입니다. 어느 단계가 가장 시간이 오래 걸리는지, 어느 단계에서 오류가 잦은지, 어느 단계에서 직원들의 불만이 가장 많은지—이런 정보가 자동화 개편에서 어떤 문제를 우선 해결할지를 결정해야지, 감으로 시작점을 고르면 안 됩니다. 셋째는 이해관계자의 동의를 얻는 것입니다. 개편 대상이 되는 부서장과 현장 직원들과 사전에 충분히 소통하지 않으면 시스템 도입 후 소극적으로 협조하거나 심지어 반발하기 쉽습니다. 동의는 프로젝트 시작 단계부터 형성해야 하며, 시스템이 다 만들어진 뒤에 "홍보"하는 방식으로는 늦습니다. 넷째는 현실적인 시범 범위를 설정하는 것입니다. 처음부터 전사 모든 부서를 아우르려 하지 말고, 프로세스가 비교적 단순하고 영향 범위를 통제할 수 있는 팀이나 시나리오를 골라 먼저 시도한 뒤 효과를 검증하고 점진적으로 확대해야 합니다. 시범 범위를 설정할 때는 측정 가능한 평가 지표 몇 가지를 함께 명확히 하는 것이 좋습니다. 예를 들어 특정 결재 유형의 평균 처리 시간이 단축되었는지, 직원의 수작업 데이터 입력량이 줄었는지 등입니다. 주관적인 느낌이 아니라 데이터로 시범 도입의 성패를 판단하는 것이 이후 범위 확대 여부를 결정하는 근거가 됩니다. 흔한 실수로는 자동화 프로젝트를 기술팀에 전적으로 외주를 주고 현업 부서는 요구사항 확인 과정에 전혀 참여하지 않는 경우, 그리고 시범 기간을 너무 짧게 설정해 실제 효과를 보기도 전에 성급하게 결론을 내리는 경우가 있습니다. 이런 준비를 사전에 탄탄히 갖추는 것이 도입 후 시스템 자체를 손보는 것보다 프로젝트의 성패를 좌우하는 경우가 많으며, 이후 시스템 도입도 훨씬 순조롭게 진행됩니다.