オフィスオートメーション改革の前に、企業は何を準備すべきか

多くの企業がオフィスオートメーション改革プロジェクトを始める際、「どのシステムを選ぶか、どのツールを使うか」にばかり注意を向けがちで、システム導入前に必要ないくつかの基礎的な準備作業を見落とし、結果として導入後の利用率が低く効果も見えにくいまま、プロジェクトが立ち消えになるケースが少なくありません。 特に重要な準備作業はいくつかの側面に分かれます。まず、既存データを整理することです。多くの企業では、契約書、承認記録、顧客情報が各社員のパソコン、チャットツールの履歴、紙の書類に分散しており、形式もばらばらです。これらを新システムに取り込む前に一度クレンジングと標準化を行う必要があり、そうしなければどれほど優れた自動化ツールでも、雑然とした生データを処理することはできません。次に、既存の業務プロセスと課題を可視化することです。どの工程が最も時間を要するか、どの工程でミスが多いか、どの工程で従業員の不満が最も多いか——こうした情報が、自動化改革でどの問題を優先的に解決すべきかを決めるのであり、感覚で着手点を選ぶべきではありません。第三に、関係者の合意を得ることです。改革の対象となる部門責任者や現場スタッフに事前に十分な説明がなければ、システム導入後に消極的な協力や反発を招きやすくなります。合意形成はプロジェクト開始段階から始めるべきであり、システムが完成してから「普及活動」を行うのでは遅すぎます。第四に、現実的な試験導入範囲を設定することです。最初から全社の全部門をカバーしようとせず、比較的プロセスが単純で影響範囲を管理しやすいチームやシナリオを選んでまず試し、効果を検証してから段階的に広げていきます。 試験導入の範囲を設定する際は、あわせていくつかの測定可能な評価指標を明確にしておくとよいでしょう。たとえば、ある種類の承認にかかる平均処理時間が短縮されたか、従業員の手作業によるデータ入力量が減ったかなどです。主観的な印象ではなくデータに基づいて試験導入の成否を判断することが、その後の範囲拡大を検討する根拠にもなります。 よくある誤りとして、自動化プロジェクトを技術チームに完全に外注し、事業部門が要件確認に一切関与しないケースや、試験期間を短く設定しすぎて実際の効果が見える前に性急に結論を出してしまうケースが挙げられます。これらの準備を事前にしっかり固めておくことは、導入後にシステム自体を手直しするよりもプロジェクトの成否を左右することが多く、その後のシステム導入もはるかに円滑に進みます。